Адаптация новых сотрудников: основные методы и частые ошибки

2024-05-04 19:57

Адаптация новых сотрудников: основные методы и частые ошибки

Успешная адаптация новых сотрудников является ключевым фактором для их эффективной работы и долгосрочного закрепления в компании. Однако многие организации по-прежнему сталкиваются с проблемами в этой области, допуская распространенные ошибки.

Процесс привыкания к новому месту работы для человека порой может быть гораздо более тяжёлым, чем поиск этой работы. Новый коллектив, новые правила и задачи – всё это может приводить к стрессу и растерянности, а также отрицательно влиять на продуктивность вашего нового сотрудника. Для того, чтобы сделать «вход» в рабочие процессы более мягким, существует адаптация (или, как её ещё называют, онбординг). Это процесс, который сотрудник проходит от момента найма на позицию до полной интеграции в коллектив и рабочую среду. В этой статье мы рассмотрим частые ошибки руководителей в процессе адаптации, а также разберём эффективные методы взаимодействия с новым сотрудником, которые не только помогут быстро ввести его в должность и коллектив, но и заложат прочный фундамент, благодаря которому человек останется с вами на долгие годы.

Основные этапы адаптации

1. Первый рабочий день

Это самый важный день для нового сотрудника, в котором растерянность и напряжение, казалось бы, неизбежны. И именно на этом этапе важно не бросать его в «свободное плавание», а взять на себя ответственность представить нового человека коллегам, провести небольшую экскурсию по офису и инструктаж по использованию техники, бытовых приборов, если они есть, и ответить на все вопросы. Взять на себя эти обязанности могут также HR-специалисты: например, в компании Яндекса HR-отдел строго регламентировал все этапы интеграции новичка в коллектив. Так, в первый день работника оформляют в штат, выдают оборудование, рассказывают о компании, знакомят с важными правилами и организационными моментами. Руководитель или HR-партнер провожает его на рабочее место, рассказывает об обязанностях.

Интересно также, что все новые сотрудники Яндекса приступают к работе в один день: каждую неделю по вторникам — в Москве и по средам — в других городах. Это хороший ход, чтобы оптимизировать процесс обучения и сделать его более комфортным, потому что справляться с новой обстановкой гораздо легче, когда понимаешь, что ты в ней не один.

2. Погружение в культуру и правила компании

Это не менее важный шаг в адаптации, и будет здорово, если вы его систематизируете – например, подготовите интерактивную платформу для ознакомления с основными правилами и задачами или распечатаете памятку. Сейчас есть большое количество платформ и ресурсов, чтобы сделать это доступно и эффективно. Так, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru Ксения Степанова рассказала, что у них в компании есть рабочая среда на базе Teams:

«Это гибридное рабочее пространство для создания инновационной коммуникации. Именно здесь новичок погружается в атмосферу компании благодаря другой разработке от Microsoft — New Employee Onboarding Hub». В ней отражено всё самое важное, с чем знакомится каждый новый сотрудник, чтобы понять цели компании и наши главные ценности».

3. Погружение в должность

Следующий аспект адаптации – знакомство сотрудника со своими рабочими задачами. То, насколько эффективно новый сотрудник будет обучаться зависит от эффективности предыдущих двух этапов, и чем быстрее он пройдёт этот этап, тем быстрее вы получите заряженного на развитие и успех работника, работающего в радость. Конечно, в разных компаниях этот период длится разное количество времени, но оптимальным временем адаптации считается период, равный испытательному сроку. В Яндекс, например, это первые три месяца, в ходе которых специалиста вводят в профессию, активно поддерживают и помогают освоиться, проводят квест по офису. Каждый новый сотрудник постоянно общается с адаптером-наставником, который вводит его в жизнь компании.

Частые ошибки в процессе адаптации

1. Недостаточное внимание к адаптации

Да, адаптация – это тренд, который пришел из IT-сферы, но постепенно он проникает и в другие профессиональные области. Бессмысленно отрицать, что в эпоху, когда люди всё больше начинают ценить собственный комфорт, уделять внимание и ресурсы мягкой интеграции новичков в коллектив – это важный пункт, причем не только для сотрудника, но и для руководителя, который заинтересован как можно скорее получить эффективного специалиста на новой должности. Так, отсутствие чёткого плана и ресурсов для адаптации может существенно повлиять на продуктивность труда новичков и, следственно, на результаты работы компании в целом.

2. Перегруженность новых сотрудников информацией

Ещё одна частая ошибка работодателей в процессе внедрения нового специалиста в должность – это избыток информации, инструкций и правил. Человеку, который только пришёл на новое место, нужно время, чтобы привыкнуть сначала к самым базовым правилам, а уже потом переходить к глубокому погружению в структуру организации и изучать весь пул своих задач. Не стремитесь вложить в новичка как можно больше информации за меньшее количество времени – это не приведёт к быстрому обучению, а только напугает и демотивирует его.

3. Недостаточная поддержка и обратная связь

Для эффективной адаптации очень важно не оставлять человека наедине со своими задачами. В первое время рядом всегда должен быть наставник, тимлид или более опытный коллега, чтобы не только контролировать исполнение задач, но и давать обратную связь. Когда у работника нет понимания, делает ли он всё правильно и хорошо, это может отрицательно сказаться на его мотивации, психологическом состоянии и даже привести к скорому увольнению.

Эффективные методы адаптации

1. Социальная интеграция.

Первый шаг интеграции в любую профессиональную среду – это взаимодействие с людьми. Познакомьте нового сотрудника с коллегами – в индивидуальном порядке или в формате группового собрания. Попросите сотрудников немного рассказать о себе, своих должностных обязанностях и вопросах, по которым к ним можно обратиться. Это сразу снизит уровень тревожности у новичка и создаст благоприятную почву для развития профессиональных и неформальных отношений с коллегами.

Стоит отметить, что здоровые и доброжелательные отношения в коллективе – это показатель профессионализма руководителя. Микроклимат внутри вашей организации будет считываться новым сотрудником сразу же, и, если в нём присутствует напряжение, процесс адаптации будет проходить сложнее. Проработайте стратегию тимбилдинга: организуйте командные мероприятия и корпоративы, привлекайте к участию в них всех сотрудников.

2. Программы ознакомления и обучения

Разработайте вводный инструктаж о компании, ее ценностях и политике. Систематизация в этом вопросе снова будет вашим верным помощником. Разбейте процесс изучения информации на дни, подготовьте «Карту погружения», в которой информация будет усложняться постепенно. Также можно обратиться к курсам из нескольких обучающих уроков от специалистов или разработать такой курс конкретно для вашей компании, чтобы сотрудник мог отслеживать результаты и обучаться всему в комфортном для него темпе.

3. Наставничество

Наставничество – это важная часть процесса адаптации нового сотрудника. Наставник — это опытный коллега, который помогает новичкам осваиваться в организации. Он не только передает профессиональные знания и умения, отвечает на вопросы, но и разбирает ошибки и поддерживает на всех этапах погружения в должность и интеграции в коллектив. Сейчас существует множество курсов наставничества, на которые вы можете отправлять заинтересованных сотрудников. Важно, чтобы такой человек и сам был заинтересован в своей роли – подходил к ней со всей ответственностью и чуткостью, а не просто потому, что вы его назначили. Он сэкономит вам много времени и ресурсов в процессе адаптации новичков.

Выводы

Адаптация новых сотрудников является критически важным процессом для любой организации по ряду причин:

1. Повышение производительности и эффективности.

Грамотная адаптация помогает новичкам быстрее войти в курс дела, освоить рабочие процессы и культуру компании, что позволяет им оперативно приступить к выполнению своих обязанностей на высоком уровне.

2. Снижение текучести кадров.

Хорошая программа адаптации способствует закреплению новых сотрудников в компании, повышая их удовлетворенность работой и лояльность к организации. Это помогает сократить нежелательную текучесть персонала.

3. Развитие корпоративной культуры.

Процесс адаптации позволяет погрузить новичков в ценности, нормы и традиции компании, что способствует укреплению корпоративной культуры и командного духа. 4. Обмен знаниями и опытом. Адаптация открывает возможности для обмена знаниями и опытом между новыми сотрудниками и существующим персоналом, что способствует развитию и обогащению организации.

4. Повышение мотивации и вовлеченности.

Эффективная адаптация помогает новым сотрудникам быстрее почувствовать себя частью команды, что повышает их мотивацию, вовлеченность и приверженность целям компании.

5. Снижение рисков ошибок и затрат.

Правильная адаптация минимизирует вероятность ошибок и неэффективного использования ресурсов со стороны новичков, снижая связанные с этим издержки для организации.

Таким образом, грамотная адаптация новых сотрудников является инвестицией в человеческий капитал компании, которая способствует повышению производительности, снижению текучести кадров, укреплению корпоративной культуры и, в конечном счете, успешному развитию бизнеса.